6 Erfolgreiche Besprechungen

Bei Besprechungen gilt es folgenden Merksatz festzuhalten: Struktur vor Inhalt!

Es ist wichtig, die Rahmenbedingungen vorab festzulegen. Zeitraum, ggf. Pausen, Nutzung von Räumen etc. Offene Fragen sollen frühestmöglich geklärt werden, damit man sich in der eigentlichen Besprechung auf das Wesentliche konzentrieren kann, ohne aber auch die Pflege von Beziehungen zu vernachlässigen.

Allgemeine Regeln für die Durchführung

Eine Agenda muss festgelegt werden: Worum geht es genau? Planziele zu erarbeiten, Maßnahmen zur Erreichung von Planzielen, oder nur ein Status-Meeting über den aktuellen Stand bestimmter Maßnahmen?

Um den Fokus zu halten innerhalb einer Veranstaltung, hilft es eine Moderation zu verwenden. Die Vorabdefinition von Ergebnistypen ist eine andere Maßnahme um den Fokus zu halten, z.B. priorisierte Listen von Vorschlägen. Wichtige Fragen zur Orientierung sind immer: Für wen wird die Veranstaltung durchgeführt, wer ist der Auftraggeber? Auch ist auf eine klare Formulierung und den Einsatz klar definierter Wörter zu achten.

In der Vorbereitung kann ein Fragenkatalog zusammengestellt werden, um die Ziele näher zu definieren. Einige Beispiele dazu:

Ziel der Besprechung

• Welche konkreten Ergebnisse werden angestrebt?
• Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
• Welcher Zeitrahmen ist für die Zielerreichung zu erwarten?

Teilnehmer an der Besprechung

• Welche der Besprechung dienende Funktion hat jeder der Teilnehmer?
• Sind bestimmte Informationen notwendig, die nur von speziellen Personen beigesteuert werden können?
• Gibt es Teilnehmer, die nur zu bestimmten Teilen anwesend sein müssen?

Agenda für die Besprechung

• Welche Arbeitspunkte sind notwendig, um die Ziele zu erreichen?
• In welche Zeitabschnitte können die Arbeitspunkte unterteilt werden?
• Welche Priorität können den Punkten zugeordnet werden?

Eine Besprechung durchführen

Die Moderation kann die Person übernehmen, die zur Veranstaltung eingeladen hat. Die von der Agenda abgearbeiteten Punkte werden entsprechend markiert. Als erstes sollte ein einfacher Aspekt behandelt werden, um den Teilnehmern ein optimistisches Gefühl zu vermitteln. Bei zu intensiven Gesprächen zwischen Fachexperten sollte der Moderator eingreifen. Er hat zwei Aufgaben: Transparenz und Klarheit schaffen sowie für die Stimmigkeit der Kommunikation zu sorgen.

Besprechung nachbereiten

Protokolle, z.B. in Form von Fotos (Flipcharts, Metaplan-Wände, andere Artefakte) müssen aufgezeichnet werden. Anhand des Protokolls können auch im Nachhinein Beschlüsse nachverfolgt werden.