4 Produktivität (Productivity)

Wenn man Produktivität definieren will, kann man es mit einfachen Worten verdeutlichen: " Mach' deine Arbeit." bzw. "Tu' es."
Trotz der Trivialität dieses Imperativsatzes fällt es vielen Menschen dennoch schwer dies auch auszuführen. Dies ist zumeist Folge von Ablenkung wie z.B. Social Media Sites oder E-Mails und Mangel an Eigendisziplin.
Zudem ist produktives Arbeiten nicht unbedingt gleich effektives Arbeiten. Man kann sehr viel produzieren, was zu von einer Produktivität zeugt, und trotzdem nicht effizient sein, denn dafür muss man das richtige machen.
In den nachfolgenden Themen werden einige Faktoren und Techniken aufgezeigt, wie man die Produktivität nachhaltig steigern kann.

Fokus

Sich auf etwas fokussieren bedeutet, dass man sich einzig und allein auf eine einzige Sache konzentriert. Entsprechend bedeutet fokussiertes Arbeiten nichts anderes als dass man eine einzige Sache mit höchster Aufmerksamkeit bearbeitet. Demnach ist Fokus sozusagen das Gegenteil von Ablenkung, da diese uns Menschen die Aufmerksamkeit nimmt. Heutzutage ist die Welt voll mit Ablenkungen wie Social Media, Online Games oder TV-Sendungen, welche das fokussierte Arbeiten immens erschweren. Trotz dieser verlockenden Ablenkungen ist Fokus ein absolutes Muss für Produktivität, da dieser die Produktivität immens steigert.
Den Zustand von Fokus kann man jedoch nicht sofort erreichen. Es erfordert etwas Überwindungskraft.

Überwindung des "Initialschmerzes"

Der Initialschmerz ist eine entscheidende Phase, welche relativ unangenehm für jede Person ist, aber die ausgehalten werden muss, damit ein Fortarbeiten wahrscheinlicher ist. In dieser Phase ist man sehr anfällig gegen externe Ablenkungen. Daher ist es ratsam, Vorkehrungen zu treffen, damit solche Ablenkung erst gar nicht zustande kommt.
Beispielsweise kann man vor Beginn seine Mails abchecken, ablenkende Internetseiten schließen, Zimmer abschließen (Sofern man ein eigenes Zimmer hat) oder Mitarbeitern signalisieren, dass man die nächste Zeit nicht gestört werden will).
Im Regelfall dauert diese Phase 5-10 Minuten an. Danach ist man auch gegen Ablenkungen resistenter.

Aufrechterhaltung des Fokus & Handhabung mit Unterbrechungen

Es kann vorkommen, dass man plötzlich eine Nachricht per E-Mail oder Chatclient bekommt oder von jemand angerufen oder angesprochen wird (z.B. Kollegen oder Familienangehörigen), und dementsprechend seinen Fokus auf die eigentliche Aufgabe verlieren kann. Danach muss man sich erneut zu seinem Fokus auf die Arbeit ringen, was Zeit und dementsprechend Produktivität kostet. Deshalb sollte man jegliche Form von Unterbrechungen vermeiden. Beispielsweise kann man seinem Umfeld vermitteln nicht gestört werden zu wollen und jegliche Form der Kommunikation zu ignorieren.

Produktivitätsplanung

Es macht Sinn sein Leben systematisch zu planen - sowohl in Quartalen als auch in Monaten, Wochen und Tagen. Tools und Techniken wie Kanban (kanbanflow) oder Trello können dabei sehr unterstützend wirken.

Quartalsplanung

Hierunter fallen Aufgaben mit langer Zeitspanne oder Großprojekte. Dabei werden kleinere Aufgaben notiert, welche wöchentlich bzw. täglich im Rahmen dieses Projekts gemacht werden müssen. Es macht daher Sinn, an dieser Stelle der Planung eine grobe Granulierung der Aufgabe/des Projekts anzusetzen, sofern nicht erfolgt.

Monatsplanung

Hier wird der grobe Arbeitsaufwand der abgeschätzt. Aufgaben, welche im Zusammenhang mit den anstehenden großen Aufgaben/Projekten aus der Quartalsplanung stehen, werden dabei bei der Planung berücksichtigt. Zudem werden Dinge geplant, welche monatlich erledigt werden müssen (z.B. Deadlines von Projekten).

Wochenplanung

Planungen von Dingen die wöchentlich erledigt werden müssen (Projektmappe, Haushalt, Garten, Meetings).

Tagesplanung

Dinge, die persönlich als wichtig erachtet werden, machen (z.B. Trainingseinheiten), um Ablenkungen zu vermeiden und fokussiertes Arbeiten zu ermöglichen (s.o. "Fokus").
Danach werden die Aufgaben, welche für den Tag anstehen evaluiert und entsprechend ihrer Wichtigkeit zeitlich angeordnet, damit die wichtigsten Aufgaben garantiert erledigt werden.

Urlaub

Es ist sinnvoll, von Zeit zu Zeit Urlaub von der Produktivitätsplanung und jeweils angewandten Produktivitätssystem zu nehmen, um dessen Wichtigkeit bzgl. der Produktivität zu realisieren. Zudem ist es gesundheitlich nicht ratsam durchgehend wie eine Maschine zu arbeiten (siehe Burnout).

Promodoro Technik

Die Promodoro-Technik wurde in dem späten 80'ern von Franscesco Ciritto entwickelt und soll System in die Produktivität bringen.
Prinzipiell ist die Technik relativ einfach:

1. Zuerst erstellt man einen Arbeitsplan für den ganzen Tag.

2. Danach widmet man sich der zuerst geplanten Aufgabe. Dabei arbeitet man 25 Minuten durch und fokussiert sich nur auf die eine Aufgabe ohne sich unterbrechen zu lassen. Dies ist ein sogenanntes Promodoro.

3. Sofern man früher die Aufgabe beenden kann, wird ein sogenanntes "Overlearning" angewandt. Das kann beispielsweise zusätzliche Optimierungen bei einem Programm oder ein nochmaliges Überfliegen der schon gelesenen Materialien beim Lernen sein.

   1. Nach dem Promodoro nimmt man sich 5 Minuten Zeit um Pause zu machen. Danach widmet man sich der Aufgabe wieder, sofern sie noch nicht erledigt ist, oder man beginnt mit der nächstwichtigen Aufgabe.
   2. Alle 4 Promodori macht man eine längere Pause (ca. 15 Minuten).

Effektives Anwenden

Viele Leute versuchen diese Technik anzuwenden, ohne ihren richtiges Potential zu erkennen, weswegen sie meistens diese nach kurzer Zeit verwerfen. Eines der Potentiale liegt darin, dass man mit dieser Technik die zu machende Arbeit messen und abschätzen kann. Das Messen der getane Arbeit in Promodori ermöglicht einen besseren Überblick, wieviel man am Tag gearbeitet und erreicht hat. Zudem wird auch das persönliche Maximum an Arbeit besser ersichtlich.
Viele Leute, die diese Technik in dieser Art angewendet haben, waren danach viel motivierter. John Z. Sonmez, der Verfasser des zusammengefassten Buches, schafft zwischen 50-55 Promodori pro Woche. Diese Zahl ist dennoch kein Richtwert und kann von Person zu Person variieren. Zudem ist er der Meinung, dass eine 40-Stundenwoche nicht automatisch 80 Promodori bedeuten muss.

Quotensystem

John Z. Sonmez benutzt zusätzlich ein Quotensystem zu der Promodoro-Technik, um seinen Produktivitätsfortschritt messbar zu gestalten. Er verspricht sich davon viel konsistentere Fortschrittsergebnisse. Prinzipiell besteht das Quotensystem aus folgenden Schritten:

1. Such dir eine Aufgabe aus.
2. Bestimme den Zeitraum, in welcher diese Aufgabe erledigt sein und wiederholt werden muss.
3. Bestimme, wie oft diese Aufgabe während dieses Zeitraums gemacht werden soll (Quote).
4. Umsetzen.
5. Quote anpassen, sofern die Quote zu tief bzw. hoch angelegt wurde.

John z. Sonmez produziert nun durch Anwendung dieses Quotensystems wesentlich mehr als zuvor und berichtet positiv von der Anwendung des Quotensystems.

Eigenverantwortung

Die Entwicklung von Eigenverantwortung ist wichtig für die Produktivität. Dabei ist Selbstbeherrschung und Selbstdisziplin der Schlüssel zur Selbstmotivation. So kann man damit anfangen, sein eigenes Leben Struktur zu verleihen, indem man sein Leben inkl. der dazugehörigen Aktivitäten plant. Dabei ist es nicht verwerflich andere Personen um Hilfe zu bitten (Ernährungs- und Sportplan von Ernährungsberatern und Fitnesstrainern als Beispiel). Auch Aktionen in der Öffentlichkeit können der Eigenverantwortung Nachdruck verleihen. Beispielsweise fallen dort fehlende Aktionen schneller auf, was zu einem Pflichtgefühl gegenüber der Öffentlichkeit mündet und somit einen Motivationsdruck zufolge haben kann.

Multitasking

Es gibt Aufgaben, die man miteinander kombinieren kann. In den meisten Fällen ist es jedoch kein wirkliches Multitasking, sondern Task-Switching, was prinzipiell das hin- und herwechseln zwischen den Aufgaben bedeutet.
Task-Switching wiederum ist für die Produktivität von Nachteil, da man immer wieder den Fokus wechseln muss (siehe Fokus). Richtiges Multitasking ist, wenn man zwei oder mehr Sachen zur gleichen Zeit macht. Ein Mann der joggt während er Musik hört, betreibt beispielsweise wirkliches Multitasking.
Dabei profitiert er durch die Musik, indem er zum Takt der Musik läuft und somit länger laufen kann. Ähnlich verhält es sich bei anderen Multitaskings auch: Zwei oder mehr Sachen gleichzeitig machen kann unter anderem die Produktivität steigern. Jedoch kann man nicht beliebige Aufgaben zum Multitasking verknüpfen. Bewährt hat sich das Kombinieren von Aufgaben, die wenig Verstand benötigen, mit Aufgaben, die mentalen Fokus benötigen.

Stapeln von Aufgaben

Aufgaben, die zwar nicht gleichzeitig erledigt werden können, können jedoch zusammengefasst und stapelweise abgearbeitet werden. Das verhindert, dass man zwischendurch den Fokus verliert, und steigert entsprechend die Produktivität. Beispielsweise kann man einmal am Tag alle Emails abchecken und antworten, anstatt dass man simultan bei jeder eintreffenden Mail seine eigentliche Aufgabe vernachlässigt.

Burnout und dessen Lösung

Burnout ist eines der größten Probleme bzgl. Produktivität. Mit der Zeit Gewöhnt man sich an seiner Arbeit, sodass es nichts Besonderes mehr ist oder gar verabscheut wird. Entsprechend schwindet die Motivation und Interesse. Dann kommt irgendwann der Punkt, an dem man sowohl physisch als auch psychisch erschöpft ist. Man stößt umgangssprachlich an die Mauer. Das ist meist der Punkt an dem die Produktivität gering bis gar nicht mehr auftritt und die meisten aufgeben.
Die Lösung zu diesem Problem ist durchhalten, bis man die Mauer überwunden hat. Denn nachdem man diese überwunden hat, steigt sowohl die Motivation als auch das Interesse wieder. Die Lösung liegt quasi darin, das Burnout zu ignorieren. Unter anderem muss man auch realisieren, was auf der anderen Seite der Wand wartet.
Sehr hilfreich kann auch eine Struktur im Leben sein. Das Selbstauferlegen von Regeln kann für den nötigen Antrieb im Leben sorgen.

Zeitverschwender

Zeitverschwendung ist ein Teil des Menschen. Man diese nicht komplett unterdrücken. Man kann aber einige der größten Zeitverschwender unterbinden. Dabei kann das Verfolgen jeglicher Zeitnutzung in Form von Protokoll hilfreich zur Identifikation dieser sein. Tools wie „RescueTime“ wirken dabei unterstützend.
Beispielsweise ist eines der größten Zeitverschwender TV schauen. Im Durchschnitt verbringt der Mensch ca. 40 Stunden mit Fernsehen. Wenn man bedenkt, dass man 8 Stunden zum Schlafen, 8 Stunden zum Arbeiten und 2 Stunden zum Essen braucht und die restliche Zeit für die ganze Woche betrachtet, bleiben dem Menschen nur 2 freie Stunden für eine ganze Woche nach Abzug dieser Zeit. Man sollte demnach in Erwägung ziehen, das Fernsehen aufzugeben oder auf ein Minimum zu reduzieren, damit mehr Zeit für sinnvollere Tätigkeiten bleibt (z.B. Trainieren).
Aber auch Zeitverschwender wie Social Media, Nachrichten, Kaffeepausen, Videospiele oder auch unnötige Meetings kann man optimieren, indem man diese reduziert oder zu einem Zeitpunkt zusammenfasst.

Wichtigkeit von Routinen

Personen, die vielleicht nur eine Aufgabe machen, weil es sein muss, werden meist nicht so schnell diese erledigen als Personen, die es sich zur Routine gesetzt haben, diese zu erledigen. Routinen können dementsprechend die Produktivität immens erhöhen.
Daher ist es sinnvoll, Routinen zu entwickeln, die bei der Aufgabenbewältigung unterstützend wirken. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es auch von Vorteil, diese in Tagesform zu planen.

Gewohnheiten

Genau wie Routinen können Gewohnheiten fördernd für das Ziel sein. Jedoch gibt es gute und schlechte Gewohnheiten. Entsprechend können schlechte Gewohnheiten hinderlich für das Ziel sein (permanenter E-Mailcheck).
Gewohnheiten werden durch 3 Dinge definiert:

1. Auslöser
2. Routine
3. Belohnung

Zum Beispiel kann man den E-Mailcheck nehmen: Der Auslöser wäre die E-Mailbenachrichtigung in Form eines Pop-Ups, die Routine wäre das Abchecken der E-Mail und die Belohnung wäre die Gewissheit über den Inhalt dieser E-Mail.

Abgewöhnen von schlechten Gewohnheiten

Man kann entweder versuchen, die schlechten Gewohnheiten zu vermeiden, oder diese sogar durch andere zu ersetzen. Bei letzteren muss man sich im Klaren sein, was diese Gewohnheit auslöst, und wie man diesen Auslöser für eine andere Gewohnheit verwenden kann.

Entwicklung von neuen Gewohnheiten

Die Entwicklung von neuen Gewohnheiten kann die Produktivität immens fördern, da diese eine unterstützende Rolle für Schlüsselroutinen für die zu bearbeitende Aufgabe haben kann. Denn das Planen von Routinen bedeutet nicht unbedingt, dass diese erfolgreich umgesetzt werden.

Aufgaben granulieren

Große Projekte können sehr einschüchternd wirken, da viele Leute nicht abschätzen können, wie groß der Arbeitsaufwand und wie viel Zeit das Projekt in Anspruch nehmen kann.
Das Herunterbrechen in mehrere kleine Aufgaben kann dabei helfen, Zeit- und Arbeitsaufwand besser zu berechnen.

Wert harter Arbeit: Wieso vermeiden wir sie?

Der Mensch hat die Tendenz, harte Arbeit, die ihm wichtig erscheint, zu vermeiden oder bei dessen Umsetzung zu zögern. Selbst bei der Umsetzung fühlt er sich meist nicht wohl dabei oder die Arbeit ist ihm zumeist zu langweilig.
Dennoch muss man lernen, sich hinzusetzen und die Arbeit zu machen, die man nicht gern macht. Die Entscheidung liegt dabei nur bei ihm, ob etwas gemacht wird oder nicht. Es hängt dementsprechend von der eigenen Willenskraft ab.

Jedes Tun ist besser als nix zu tun

Nichtstun ist der schlimmste Produktivitätskiller. Die meisten Gelegenheiten und Möglichkeiten werden dadurch verschwendet, indem man nichts tut. Angst vor einer falschen Entscheidung spielt dabei eine sehr große Rolle.